Privacybeleid
DAVOZ gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van zijn leden, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Hieronder lees je wat we verzamelen, waarom, en welke rechten jij hebt.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden: naam, adres, geboortedatum, maar ook foto's. Verwerken is alles wat met die gegevens gebeurt: verzamelen, bewaren, doorgeven, publiceren of wissen. De toestemming voor deze verwerking geef je via de engagements- en privacyverklaring die elk lid (of de ouders bij minderjarigen) bij de start van het seizoen ondertekent.
1. Verzamelde en verwerkte gegevens
| Categorie | Voorbeelden | Statuut |
|---|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer (voor de verzekering) | Noodzakelijk |
| Persoonskenmerken | Geslacht, lengte (voor wedstrijdbladen), medische aandachtspunten die de trainer moet kennen | Noodzakelijk |
| Media | Foto's en video's van trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten | Opt-in via de privacyverklaring |
2. Doeleinden
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Aansluiting bij club en volleybalbond | Identificatiegegevens, persoonskenmerken | Uitvoering lidmaatschap (noodzakelijk) |
| Teamcommunicatie (trainingen, wedstrijden, vervoer) | Naam, telefoonnummer, e-mailadres | Gerechtvaardigd belang |
| Communicatie van de bonden en de gemeente | Identificatiegegevens | Uitvoering lidmaatschap |
| Nieuwsbrief en clubcommunicatie | Naam, e-mailadres | Toestemming (opt-in) |
| Erkennings- en subsidiedossiers | Geanonimiseerde ledenaantallen, leeftijden | Wettelijke verplichting |
| Externe promotie (website, sociale media, pers) | Naam, foto's, video's | Toestemming (opt-in) |
3. Verwerkers
Interne verwerkers
- De bestuursleden, elk binnen hun functie (secretariaat, financiën, communicatie).
- Vrijwilligers en trainers, beperkt tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun taak.
Externe verwerkers
- Volley West-Vlaanderen en Volley Vlaanderen, via het ledenbeheersysteem Volleyadmin2 (aansluitingen, wedstrijdbladen, verzekering).
- Het gemeentebestuur van Zwevegem, voor erkennings- en subsidiedossiers.
4. Delen van persoonsgegevens
| Wat | Met wie |
|---|---|
| Naam en ploeg | Medespelers en hun ouders (bv. voor vervoer) |
| Naam, ploeg en wedstrijdinfo | Clubleden via de interne communicatie |
| Naam en wedstrijdresultaten | Journalisten en regionale pers (wedstrijdverslagen) |
Daarbij gelden volgende garanties:
- Persoonsgegevens worden nooit commercieel gebruikt of doorgegeven zonder uitdrukkelijke toestemming.
- Gegevens worden nooit gedeeld met partijen buiten de Europese Unie.
- Delen met externe partijen gebeurt enkel via een verwerkersovereenkomst, behalve waar een wettelijke verplichting geldt.
5. Beveiliging van persoonsgegevens
- Alle personen die gegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.
- Toegang tot ledenbestanden is beveiligd met persoonlijke accounts en sterke wachtwoorden.
- Waar mogelijk passen we pseudonimisering en encryptie toe.
- Er worden regelmatige back-ups gemaakt zodat gegevens hersteld kunnen worden.
- Bestuursleden en vrijwilligers worden bewust gemaakt van het belang van gegevensbescherming.
- De maatregelen worden periodiek geëvalueerd en bijgestuurd.
Bewaartermijn: persoonsgegevens worden maximaal 10 jaar na het einde van het lidmaatschap bewaard, daarna worden ze gewist of geanonimiseerd (bv. voor de clubhistoriek).
6. Jouw rechten
- Recht op informatie over welke gegevens we verwerken en waarom.
- Recht op inzage in jouw gegevens.
- Recht op correctie van foutieve gegevens.
- Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens.
- Recht om jouw toestemming in te trekken, op elk moment.
- Recht op verwijdering van gegevens die niet langer nodig zijn.
- Recht van verzet tegen bepaalde verwerkingen.
- Recht op beperking van de verwerking.
Meer informatie over deze rechten vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
7. Klachten
Heb je een vraag of klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Spreek dan eerst een bestuurslid aan, of mail naar secretariaat.davoz@gmail.com. We zoeken samen naar een oplossing.
Kom je er met ons niet uit, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Wijziging privacyverklaring
DAVOZ kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Laatste aanpassing: 18 augustus 2025.